Kunden-E-Mails automatisch sortieren mit einem 15-Minuten-Zapier-+-GPT-Workflow

Viele kleine Betriebe verlieren Leads in einem gemeinsamen Postfach. Dieses Playbook leitet dringende Anfragen weiter, erstellt Antwortentwürfe und protokolliert alles — ohne Ops-Personal.

Was passiert

Das Problem

Wenn drei Personen ein Gmail-Postfach teilen, liegen dringende Angebotsanfragen neben Newslettern und Spam. Niemand ist für die Sortierung zuständig — die Antwortzeit driftet auf 24–48 Stunden.

Was du baust

1. Trigger — neue E-Mail mit Gmail-Label (inbox/shared)
2. Klassifizieren — strukturierter GPT-Prompt liefert Absicht + Dringlichkeit
3. Weiterleiten — Slack-Alert bei dringenden Mails; Antwortentwurf als Gmail-Draft

Schritt für Schritt

1. Gmail-Label anlegen

Filter erstellen, der Nachrichten an hello@deinbetrieb.ch mit Label inbox/shared versieht.

2. Zapier-Trigger

New Email Matching Search in Gmail → Suche label:inbox/shared.

3. Klassifizierungs-Prompt

Given this email, return JSON only:
{ "intent": "quote|support|spam", "urgency": "high|low", "summary": "one sentence" }

Email:
{{body}}

4. Nach Dringlichkeit routen

• urgency=high → Post in #sales-urgent in Slack mit Zusammenfassung
• intent=support → Antwortentwurf mit deinem Support-Makro erstellen
• intent=spam → archivieren und Label auto-archived setzen

Geschätzte Einrichtungszeit

15 Minuten für v1. Prompt nach 20 echten E-Mails feintunen.

Was du messen solltest

Median der ersten Antwortzeit und Anteil korrekt klassifizierter E-Mails. Ziel: 80 %+ Genauigkeit, bevor du mehr Automatisierung hinzufügst.